Naujienos
Kolegos per nuotolį – kaip užtikrinti sklandų komandos darbą virtualiai?
Dirbant virtualiai nebelieka galimybės su
kolegomis pasišnekučiuoti prie kavos aparato ar persimesti naujienomis
prasilenkus biure. Galų gale, nebe taip paprasta pasiūlyti ir reikalingą emocinę
paramą. Vis dėlto, išlaikyti kolegišką ryšį įmanoma sąmoningai to siekiant ir įdėjus
šiek tiek pastangų bei pasitelkus technologinius sprendimus.
Jūsų dėmesiui – Arnoldas Lukošius, „Tele2 Inovacijų
biuro“ ekspertas, dalinasi patarimais, padėsiančiais sustiprinti komandos
dvasią.
#1. Pasitikrinkite interneto ryšio
spartą. Kokybiškam nuotoliniam komandos darbui, žinoma, svarbiausias yra greitas
ir pastovus interneto ryšys. Verta žinoti, kokia ryšio sparta tinka skirtingoms
programoms ir vaizdo skambučiams bei atitinkamai pasirūpinti sklandžiu
interneto ryšiu namuose.
Savo interneto spartą galite
pasitikrinti tiesiog internete, pavyzdžiui, svetainėje speedtest.net. Minimali
rekomenduojama interneto sparta grupiniam „Zoom“ skambučiui yra 800 Kbps, tuo
tarpu „Microsoft Teams“ – 500kbps/1Mbps, o
„Google Hangouts“ – 3.2 Mbps.
#2. Išskirstykite bendravimo kanalus. Net jei ir
turite bendrą interneto platformą komandos darbo planavimui ir užduočių bei
dokumentų tvarkymui, vertėtų susitarti dėl papildomų komunikacijos priemonių.
Atskyrę kanalus išvengsite informacijos kratinio – kai
vienoje vietoje persipynę einamųjų darbų užklausos, skubios žinutės ir
neoficialūs pašnekesiai. Todėl rekomenduojama
drauge nuspręsti, kurios programos daugumai jūsų komandos narių yra
patogiausios darbui, vaizdo skambučiams, skubioms užklausoms, o kurios –
neoficialiems pašnekesiams.
Be abejo, vaizdo konferencijoms ir dokumentų tvarkymui
puikiausiai tiks rinkos lyderių „Microsoft Teams“, „Zoom“ ir „Google Hangouts“.
Tuo tarpu pačioms svarbiausioms ir skubiausioms užklausoms galite rinktis
telefoninį skambutį arba žinutę programoje „WhatsApp“. Svarbu, kad įrankį
turėtų ir juo kasdien naudotųsi kiekvienas komandos narys.
Neoficialiems vaizdo pašnekesiams ir susirašinėjimams
gali pakakti programos „Messenger“. Neseniai pristatyta ir kompiuterio
darbalaukiui skirta programos versija, todėl ja naudotis dar patogiau.
#3. Būkite pasiekiami. Vienas iš darbo namuose trūkumų
pasirodo tada, kai nematome ir nežinome, ar šiuo metu kolega yra susitikime,
kalba telefonu ar tiesiog pietauja.
Bendrą komandos darbą palengvinsite su kolegomis pasidalinę
savo užimtumo kalendoriumi. Jame reguliariai žymėkite ilgesnės trukmės
susitikimus ar pietų pertraukas. Dar patogiau planuoti darbus bus į savo
kalendorių įsitraukus ir kitų kolegų elektroninius darbo kalendorius. Tokias
funkcijas turi „Microsoft Outlook“ ir „Google Calendar“ programos.
#4. Geri santykiai turi būti kuriami
nuolatos. Visada prisiminkite vieną paprastą tiesą – bet kokie santykiai turi būti
kuriami ir puoselėjami. Visų pirma, stenkitės įtraukti kolegas į bendras
veiklas bei inicijuokite ritualus. 15 min. pertraukėlė su kava ir vaizdo
skambučiu neoficialiems pašnekesiams, savaitės naujienų aptarimas, „Mano
dienos/savaitės įvykis“ ar bet kuri kita tema bendram komandos pašnekesiui.
Dirbant iš namų nejučiomis
įsisukame į ratą, kuriame sprendimus priimame vieni patys ir komandiniai minčių
lietūs atrodo neverti laiko. Tačiau net ir nuotoliniu būdu juos organizuoti
verta. Per karantiną mūsų socialinis ratas ypač susiaurėja, o kartu siaurėja ir
mūsų požiūrio kampas. Dėl to net paprastos kūrybinės užduotys gali pareikalauti
kur kas daugiau pastangų. Pabendravę su kolegomis išplėsite savo minčių lauką
ir į užduotį pažiūrėsite kitomis akimis. Be to, kolegoms tai irgi bus vertinga
patirtis bei galimybė pasijusti reikalingiems ir įtrauktiems.
Taip pat patartina laikytis ir
tam tikro etiketo. Pavyzdžiui, neverskite kolegos įsijungti vaizdo kameros,
jeigu šis nenori to daryti. Gali būti, kad žmogus nėra pasiruošęs ar tiesiog
jaučiasi nepatogiai. Kitu atveju jis visą pokalbio laiką žvilgčios į savo
atvaizdą ir niekaip negalės atsipalaiduoti.
Geras kolega taip pat turėtų
mokėti išklausyti ir leisti pasisakyti kitiems pokalbio dalyviams. Jeigu yra
uždaresnių ar mažiau drąsių kolegų, padėkite jiems užduodami neutralius
klausimus. Tikras, atviras ir abipusis pokalbis tik sustiprins komandinę
dvasią.
#5. Vertingi įrenginių priedai. Galbūt nusimato
trumpas skambutis su kolegomis ir jums atrodo, kad galėsite telefoną
pasilaikyti rankoje. Tačiau natūraliai nuo rankos virpantis vaizdas tik trikdys
klausančiuosius, todėl iš anksto pasirūpinkite stabiliu pagrindu.
Telefonams pravers specialūs laikikliai, padėkliukai, o
kompiuteriams – reguliuojamo aukščio stovai, kad kamera būtų akių lygyje, taip
pat specialūs kompiuterių padėklai, jeigu dirbate ne prie stalo.
Daugiau informacijos:
Andrius Baranauskas
„Tele2“
korporacinės komunikacijos direktorius Baltijos šalims
M +370 683 66319